一个人越来越优秀的9个方法

2020-05-03    职场攻略    【本页移动版】


导语

精益工作法是一门关于如何开始、如何完成、如何加速、如何放缓、如何取舍的工作哲学,其核心就是「精益部署」。


它适用于生活、工作的方方面面。面对需要完成的各项任务,我们可以进行谨慎思考、提前规划、做好准备工作、安排时间,进而积极专注、有始有终地完成。同时,不断进行总结、反馈、修正,让自己持续进步。


很多人总是会把「做计划」这件事放在生活和头脑中最不起眼的角落里。他们认为做计划会打断和延迟工作。


清晨,他们带着匆匆完成的清单,一头扎进一天的工作中,他们总是不记得去查看日历上那些迫切的和不久要进行的活动。


面对混乱,他们是如此不堪一击,他们被那些不是他们自己制定的时间表所困扰,时间到了,可他们还没有准备好。


如果不开会,他们就会忘记自己该做什么,往往连那些预期事项都会忽视,更别提给突发事件留出余裕了。


他们是计划不足者。


相反,还有些人花了过多时间做计划,他们的清单过于复杂,无穷无尽。


他们期待每一天都尽善尽美,他们的日程里塞满了一个接一个的预约以及要完成的任务。他们已经列得够多了,但还是拼命想塞进更多的东西。


他们每天都对自己不满意,他们给自己创造了一种特别的混乱—自我施压。


同样,他们也没有余裕来处理意外状况。


他们是过度计划者。


计划不足者屈服于时间,过度计划者则与时间作对并诅咒时间。


其实,我们真正需要的是面对时间和可完成的任务的诚实感——承认我们能做什么、不能做什么,正视屈服于时间或与时间作战所带来的后果。


我们需要的是对时间和可完成的任务的精益部署。


「精益工作」是近来比较火的工作理念,它包括三个要素:准备、实施和全身心投入。


知名记者、普利策新闻奖学金得主丹·查纳斯的新书《精益工作法》写到:


精益工作能够改变你的生活,个人的精益部署是一种韧性,如果你能掌握并有效利用它,它就会伴随着你从一个工作到另一个工作,从一个机会到下一个机会。当我们在这些工作机会中穿梭时,精益部署会让我们感到舒服自在,因为我们知道,我们的成功依赖于自我引导。


采用精益工作法,为每一天安排好日程表,对可以完成的任务了然于心,对无法完成的任务也了解原因并有应对的方法,那就可以在很大程度上减少困惑,提高工作效率。


1

寻找你的平衡点


这里有一个为过度计划者准备的练习。这个练习可以帮你找到你每日的平衡点—在开始超负荷工作之前,你可以在日程表上列出最佳行动数量,这也将成为你日常工作的标准。


让我们来从每周一天的练习开始,找到你的平衡点会帮助你摆脱过度计划的习惯。


周五是做这个实验的好日子,因为周五通常是对于过度计划的我们来说压力最小的一天。


1、为这一天挑选最多 3 个行动。


每一个行动可以大到需要 5 个小时来完成,也可以小到只需要5分钟就能搞定。就像正常的每一天一样,你需要在大小任务之间做好平衡。


2、在你的日程表上给这些行动分配合适的时间。


3、不要再为这一天计划或安排其他的任务。


当然,只要你遵守你的时间表,你可以做计划外的任务。


4、遵守你的时间表。


履行你的预约和任务。如果发生紧急情况,使你不能遵守你的时间表,那么你最好换一天再来做这个练习。


5、一天结束之后,记录下这 3个任务你完成了多少个。


6、如果3个任务全完成了,那么在下个星期指定的这一天,你可以挑选 4个行动来安排。但如果这一次你没有全部完成,那么下周你还需要保持在3个任务的水平。


7、连续坚持3周,直到你无法再突破你列在单子上的任务数量。


举例来说,如果有时候你能完成9个任务的清单,但完成不了10 个任务的清单,那么你的平衡点就是9。


一旦达到了你的平衡点,你就可以把其他工作日也添加到你的计划之中了。以你的平衡点为指导来安排每一天你的最大任务量。


2

计划待办事项


「行动」就是计划在每一天要做的所有事情。任何任务都是行动,每个预约也是行动。


在考虑日程计划的时候,任务和约会没有什么区别,因为它们都需要占用你的时间,也都需要你本人在场。


我们安排行动并且给它们排序(无论是任务还是预约)的主要原因是,我们想给自己最好的机会来完成它们。


作家彼得·布雷格曼写道,「我们的日程表,是指导我们达成日常目标的完美工具。」


我们通过计划自己的行动来帮助自己做出决定,同时把计划作为一种手段来强迫我们实施。


日程表使我们可以诚实面对时间。


3

提前到达


问:提前多早?

答:15 分钟。

问:为什么?

答:提前赴约能带给你平静,帮你抓住机会。


平静地走进去,场面就在自己的掌控之下,你不需要给任何人道歉就能保持你的力量和尊严。


我们中的很多人总是在约定时间之后匆匆忙忙、跌跌撞撞地闯进房间,这样的话,甚至还没等我们坐下来就已经失去了大部分精力。


4

培养对可完成项目的直觉


有意识地完成,始于有意识地开始。


若我们在开始时就问自己「什么是可完成的?」,我们成功的概率就会增加。


我们可以通过两个参数来判断一个项目是否可完成:难度和期望值。


难度指的是时间加精力—我们完成一个项目需要多长时间?在这段时间里,我们需要花费多少精力?


期望值指的是截止期限以及利益相关人—谁在等我们的产品?他们期望何时得到它?


高期望值和低难度的任务是可完成的。


低期望值和高难度的任务是可延缓的。


低期望值和低难度的任务是令人分心的。


高期望值和高难度的任务是复杂的,最需要妥善安排。


有些我们必须做而且有益的事情是很难完成的,但我们必须将它们与那些易完成的事项等量齐观。


针对你一天的工作,尝试思考练习,把你当日清单中的每项任务都用上述「完成」矩阵中的某一个类别加以标记,然后根据实际和人际利益的最佳组合,选择要完成哪些任务。


在可完成任务(高期望值 / 低难度)和复杂任务(高期望值 / 高难度)之间找到平衡,这种平衡也是我们在当代职场生存的秘诀。


5

找到失败的原因


行动未完成的问题实际上在于不能继续。我们失败的原因各式各样,不同问题需要不同的解决方案。


1、疲劳


面对一大堆工作,我们会身心俱疲。疲劳的解决方案是休息。


工作到精疲力竭不能当作一种可持续策略。硬撑到底,作为一种「完成」策略,只能是偶尔的或暂时的。如果额外的辛劳是一个周期性的负担,那么额外的休息就是你应得的周期性补偿。


首先,学会辨别恐惧与疲劳。


恐惧经常被人误认为是疲劳,它们会让人有相似的生理反应——眼皮沉重、肌肉酸痛,甚至打瞌睡。


真正的疲劳应得到尊重,而与恐惧相关的疲劳则通常需要一杯咖啡、一番鼓励的谈话,或是一点点批评和引导。


其次,要去计算暂停工作的代价。


暂停工作后,你的工作效率会高很多吗?


再次启动所需的时间也能补回来吗?


还是现在距离任务完成只有几分钟或几小时,停下来会给你在之后招来更多的工作?


现在硬撑下去的心理能让你在完成之后休息得更轻松吗?


还是工作到筋疲力尽只会带来更多的挫败感和糟糕的工作成果?


在无法完成的所有原因中,疲劳是最合情合理的。我们需要了解疲劳的原因并思考应对它的方法。


2、恐惧、愤怒和绝望


有时,我们会失去对完成项目的自信。有时,对周围环境的愤怒或绝望也会耗尽我们的精力,并驱使我们放弃工作。


无论我们怀疑的是自己的技能还是意志,面对恐惧、愤怒或绝望的解决方案其实都是一样的:小步前进,请将一只脚放在另一只脚前面,或移动你的手臂并保持手指移动。


动作一定要慢。你需要一点儿时间来辨别这些感觉是否合理,或者这些恐惧是否值得我们更改工作进程。


无论如何,没有动作你就无法更改你的工作进程,所以要继续行动。


3、野心驱使


野心就是我们内心深处那个疯狂的执行者。


如果我们第一件事还没完成,我们内心的执行者就开始命令我们去做接下来两件事,那么,我们可以先给自己暂时「降级」一下—这位执行者需要冷静一下。


让自己调整到员工而不是老板的心态:在我的项目完成之前,我是流水线工人,而不是执行官。我不应该去做其他事情。


4、精力分散


任务未完成,通常是因为我们没有优先考虑重要的事情。


别人有了危机来找我们——但那是他们的危机,确实不是我们的,我们放下自己的工作去帮助他们,从而缩短了我们本该用来完成自己任务的时间。


我们忽然想到,我们可以延迟某项任务,但最终等待着我们的还是我们最开始打算完成的那个任务。又或者,我们对我们的项目生出一点儿灵感,我们因此感到头晕目眩,陷入兴奋中而不能静坐下来去执行。


对困扰的解决方案是全神贯注:当你感到精力分散时,保持你的眼睛实实在在地盯在你的工作上。把你的身体稳定下来。保持双脚固定。尽可能地阻止或避免外部刺激。


5、过度自信


有时候,我们会陷入某种「神奇」的思维状态当中,高估我们的个人能力而低估时间和空间的法则。


过度自信会使我们相信自己不必估计完成某个项目需要多少时间,也不必刻意留出时间来进行这个项目,过度自信会让我们在最后一刻才去开始一个项目。


例如,写一封电子邮件时留下最后几句话或细节待日后完成;两天后,那封电子邮件仍然留在电脑桌面上,未完成也未发送。


过度自信会让我们总是遗忘,一旦我们暂停了一个项目,我们只有花费时间才能重新启动它。


对过度自信的解决方案是诚实对待时间,认识到我们都是受物理定律制约的。


有时候我们可以在一天内搞定需要一周才能完成的工作,或者灵感突发,简化或改变了我们的某项任务,似乎我们的意志折服了时间和空间。


但不要总指望那些超现实的时刻。只有那些对自己领域的专业知识达到一定掌握程度的人才能经常做到那种事。


时间和空间确实会折服于人的意志,但它们只会折服于全身心投入的人,而非漫不经心的人。


6

把任务收束起来


有时,我们无法完成任务,因为我们确实遇到了真正紧急的情况,或者只是我们没有时间了。


当我们知道自己将要留下散乱的结尾无法完成时,我们要设法将它们收束起来,保证重新启动时所需的时间最短。


以下是一些策略:


恢复工作之前把项目的所有资料汇集起来,并保存在特定的位置。


把你想要记住的最重要的想法写下来。


把恢复工作的日程安排好,或现在先设置一项对日后安排的提醒。


把你的进度告诉合作伙伴或利益相关者,评估还剩下哪些工作要做,以及当下或恢复工作时能否得到帮助。


「正如你需要在开始时就想到完成或中止,你也需要在完成时想到开始或恢复。」


作家欧内斯特·海明威习惯在每写完一个段落时,就把接下来打算写的那一部分的第一个句子写下来。


他说:「最好的办法就是,总在你进展顺利的时候,或在你知道接下来会发生什么的时候停下来。」


这个方法不仅适用于写作,也适用于其他类型的项目,它可以帮助你在下一个阶段启动时减短热身时间,保持你的工作势头,确保不会产生「孤儿任务」。


7

不断排除障碍


我们应该不断为那些卡住的项目排除障碍,以便能够完成它们。


对于每个重要的目标、项目或任务,我们都应该问自己一个问题:到底是什么在阻碍我前进?又是什么阻碍了这个程序?


有时候,外部程序(例如,等待批准)会阻碍我们,让我们不得不停下来。但是,如果我们能够排除这一障碍,就可以让这一项目再次运行起来。


当我们保持一种「完成」心态时,我们会培养出对潜在外部障碍的直觉,并尽力去避免障碍。


如果我们无法避免这些障碍,如果我们必须放弃继续项目,我们就要努力配合这些外部程序,尽可能多地排除或避免那些阻碍我们前进的障碍。


比如我们每天都要使用公共交通上下班,当我们乘坐地铁和公共汽车时,会面临一系列阻碍,如要排队和候车。


通过这些障碍后,我们仍然会受到地铁或公共汽车停留间隔的支配。因此,我们在任何停留点的目标是:最大限度地减少等待的时间。


8

抵制完美主义


完美主义有两种情感来源:对失败的恐惧,或是对失败即将到来的绝望。


完美主义者也分两类:放弃项目的人和仍在完成项目的人。


两种人都心怀恐惧,但前者通过放弃工作来应对,而后者则通过无限期地工作来应对。


要记住:「追求完美」和「完美主义」并不是一回事。


追求完美者和完美主义者都在追求一个理想。但是,前者知道卓越不是要创造某种最高质量的东西,而是要高质量完成某种产品,而这种完成是受到各种限制的—截止时间、期望值、意外事件和反馈。


没有完成,就没有反馈,也就没有创造卓越的改进循环。高质量的完成才是卓越。


不要让完美主义害你错过一些重要的东西。


9

将时间分成小块


尝试将大型项目分解为若干小模块,分配相应的时间去完成它们并设定若干标准。


例如,如果你可以在 1~2 小时内写出 500 字,那么你可以将你的写作项目分解成同样大小的模块,并尽量不让分配的任务超过这个量,这样你就能真正完成已经开始的工作。


较小的目标可以振奋精神,因为我们更容易看到结果。


总结起来:


1. 弄清楚如何将项目分解为各个部分。


2. 有目的地设立你的节点。


3. 专心地根据这些节点工作。


在现代生活中,没有什么比清理工作更让我们害怕了,虽然清理本身相对容易,挥一下手或按一下鼠标就可以完成。


建立一个系统也不难— 各种清单、各种颜色编码的日程表、空的文件夹、记号笔,以及良好的意图。


最难的是维护这个系统,真正做到精益工作—空间、时间、资源和人。


每一个练习精益部署的人都知道,你必须是那个做决定的人,你必须是那个采取行动并一步一步脚踏实地去实现目标的人。


奇迹就在于你自己。

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